En todo negocio, la tarea de realizar compras es fundamental por varios motivos:
- La calidad de los productos o servicios que ofreces a tus clientes.
- La relación entre costos de mercancías compradas frente a costos asociados.
- El impacto en las ventas y utilidades.
- Los tiempos muertos.
- Si tienes buenas compras reduces costos y desperdicios.
Por tales motivos, se debe evitar comprar más de lo necesario, a destiempo, costos altos, comprar lo que no se necesita y tener pocos proveedores. Asimismo, considerá que si ofrecés algo sin considerar si tendrás existencias suficientes para satisfacer a los clientes es muy peligroso ya que se pierde la confianza del cliente e incluso, al cliente mismo.
Un proceso de compra contempla los pasos que llevan para tomar la mejor decisión posible. La revisión periódica evita descuidos costosos. Te recomendamos seguir estos seis pasos:
1. Realizá la solicitud de compra:
Entregá al responsable de compras la descripción de lo que se requiere. Recordá que debe ser minuciosa y clara. Debe contener (al menos): solicitante, fecha, cantidad requerida, descripción, unidad de medida, plazo y observaciones.
2. Actualizá tu directorio de proveedores:
Debe estar actualizado, contener información como: nombre, domicilio, localidad, teléfono, mail, productos o servicios que suministra y condiciones comerciales como: precio, descuento, forma de pago, plazo de entrega, transporte, descuento, forma de pago, plazo de entrega. No olvides que debés prospectar proveedores a fin de contar con varias opciones todo el tiempo.
3. Realizá la solicitud de cotización a proveedores:
El documento debe tener: descripción de productos, unidades requeridas, precio unitario, condiciones de pago, descuento por volumen o por pronto pago, plazos, identificación de proveedor (nombre, teléfono, email, persona de contacto), observaciones.
4. Elaborá la orden de compra:
Formalizá el acuerdo de compra mencionando qué se comprará, unidad de medida, cantidad, valor unitario y total.
5. Realizá el informe de recepción de mercancías:
Incluílo en el formato de orden de compra.
6. Expedí la factura al proveedor:
Documento que representa el cobro del proveedor.
